De invloed van onderstroom op effectieve projecten

Geplaatst door:

Aandacht voor de onderstroom van projecten door senior management en stuurgroepen, draagt effectief bij aan succesvolle projecten.

Aanleiding

In veel organisaties wordt professioneel projectmanagement nog altijd gezien als vooral een feestje van de projectmanager. We sturen massaal projectmanagers naar een methodische training, we leggen taken en verantwoordelijkheden van hen vast en zorgen soms ook nog dat ze met  standaard templates aan de slag kunnen in het project. We gaan er dan vanuit dat de projectmanager voldoende geëquipeerd is om het project succesvol te managen. Wat vergeten wordt is dat de rol van het senior management in het project nog altijd wordt gezien als een belangrijke faalfactor (bron: o.a. Standish Group – Chaos Reports, ‘De weg naar projectsucces’ – Teun van Aken). Anders gezegd; senior management dat haar rol wel goed oppakt draagt effectief bij aan een succesvol project.

De rol van senior management in het project

Het senior management is eigenaar van haar projecten en heeft in haar rol o.a. de volgende verantwoordelijkheden:

  • Weloverwogen besluiten nemen;
  • Bewaken van validiteit en voortgang;
  • Toezicht houden op alle (overige) projectaspecten;
  • Advies, ondersteuning en begeleiding (coachen) van de projectmanager in en met zijn team.

Met name deze laatste verantwoordelijkheid is veelal onderbelicht in projecten. Mijn ervaring met het seniormanagement is dat zij verantwoordelijkheid wil nemen voor, besluiten wil nemen in en betrokken wil worden en zijn bij projecten. Wat ze niet wil of kan is veel tijd besteden aan het doorlezen van allerhande (‘vaak lijvige’) projectdocumenten, het bijwonen van (‘onnodig veel’) projectvergaderingen en het coachen van de projectmanager.

Sturen op de bovenstroom

Het senior management stuurt in projecten voornamelijk op processen en beslisdocumenten, ofwel op de bovenstroom. Op de a2Results Ervaring van 13 januari jongstleden, is aan de aanwezige deelnemers van de a2Results community de volgende stelling voorgelegd:

Meer focus op advies, ondersteuning en begeleiding op de onderstroom (mensen en hun onderlinge samenwerking) in projecten draagt bij aan het professionaliseren van projectmanagement.

De stelling werd door hen vanuit hun kennis en ervaring van harte onderschreven.

Coachen op de onderstroom, waar begin je?

Uit onderzoek gehouden onder 1382 professionals die in projectverband samenwerken, volgt dat zij in hun teams de hieronder top 5 genoemde basiscondities (voor succesvol samenwerken) ervaren als ondergemiddeld aanwezig:

  1. Een natuurlijke flow van activiteiten (niet onnodig wachten op elkaar);
  2. Regelmatig samen leren om afhankelijkheden en diepere oorzaken van problemen te vinden;
  3. Regelmatig evalueren en verbeteren van ons dagelijks werk;
  4. Geven van dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten;
  5. Ervaren dat resultaten ontstaan zonder overmatige planning, controle of management.

Op basis van deze top 5 kwamen de leden tot een keuze waarop als eerste gecoacht zou moeten  worden om projectmanagement te professionaliseren waar het de onderstroom betreft. De keuze werd gekoppeld aan de rol van het senior management, de stuurgroep en de projectmanager.

Senior Management

Het senior management zou als eerste moeten coachen op (4) het geven van dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten. We moeten met en in het project immers allemaal dezelfde (strategische) doelen voor ogen hebben. (2) Regelmatig samen leren om afhankelijkheden en de diepere oorzaken van problemen te vinden zorgt voor een toenemende grip op de (projecten)weg naar (strategische) doelen.

Stuurgroep

De stuurgroep zou als eerste moeten coachen op het (2) regelmatig samen leren om afhankelijkheden en de diepere oorzaken van problemen te vinden. Tijdsdruk en andere prioriteiten maken dat hier te weinig tijd door de projectmanager met zijn team voor vrij wordt gemaakt. Het gevolg is spanningen in de onderlinge samenwerking en suboptimale oplossing van problemen.

Projectmanager

De projectmanager zou als eerste moeten coachen op (4) het geven van dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten. Hiermee worden misverstanden in de communicatie beperkt. Omdat goed communiceren een belangrijke voorwaarde is voor een goede samenwerking, komt dit de onderlinge samenwerking ten goede. Belangrijk is ook dat het projectteam (3) regelmatig haar dagelijks werk evalueert en verbetert. Dat maakt het projectteam wendbaar. Immers in projecten zijn veranderingen aan de orde van de dag. Wendbaarheid zorgt dan voor betere resultaten.

Wat we meer moeten doen in de onderstroom

Op de vraag ‘wat en hoe zou je meer ontwikkelen in projectteams als je een rol hebt in het senior management, in een stuurgroep of als projectmanager’, kwam van de deelnemers een eensluidend antwoord in het kader van (4) het geven van dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie en feiten:

  • Wees een verbindende factor tussen project en projectomgeving en in het project;
  • Verbeeldt en verwoordt (regelmatig/herhaaldelijk) visie, doelen en resultaten;
  • Neem mensen meer mee in het project. Laat ze het meemaken, doorleven, ervaren.

Als het gaat om het (2) regelmatig samen leren om afhankelijkheden en de diepere oorzaken van problemen te vinden:

  • Maak mensen in hun rol bewust van wat zij teweeg brengen bij een anderen (mensen in hun rol);
  • Benadruk de gevolgen (en oorzaken) daarvan en van het niet nakomen van afspraken;
  • Wees ook hier de verbindende factor en breng mensen bij elkaar om samen te leren.

Mis de BOOT op de onderstroom niet

BOOT is Ruysdael’s fasegewijze aanpak voor het inrichten en/of verder professionaliseren van projecten in de organisatie (zie ook: https://ruysdael.nl/aanpak-professionaliseren-projecten-boot/).

De 4 fasen van BOOT zijn:

  • Fase of stap 1: Bewustwording
    …van waarom verandering noodzakelijk, nuttig of wenselijk is. Wat werkt er niet, waarom niet en hoe kan projectbeheersing wel worden gerealiseerd.
  • Fase of stap 2: Ontwikkelen en leren
    In deze fase leren mensen hoe projectbeheersing wordt bereikt, ontwikkelen we samen de managementprocessen en competenties aan de sturende, uitvoerende en controleren kant van projecten.
  • Fase of stap 3: Ondersteuning
    Het inrichten van (de functie) van projectondersteuning (PMO) en de ondersteunende projectinfrastructuur zoals processen, procedures, handboeken, formulieren, templates, etc.
  • Fase of stap 4: Transformatie
    Het overdragen van het beheer en onderhoud van de geïmplementeerde projectmethodiek aan de organisatie en het bekwamen van projectborging- en/of projectondersteuningsfunctie in het adviseren, begeleiden en coachen van het projectmanagementteam (inclusief stuurgroep) in de dagelijkse projectpraktijk.

Om de BOOT op de onderstroom niet te missen, vroegen wij de deelnemers op welke van de 7 succesfactoren voor succesvolle samenwerking (zie ook: http://a2results.com/succesfactoren/) volgens hen de focus zou moeten liggen in de fasen fase van de BOOT aanpak.

In de onderstaande tabel wordt het antwoord op de gestelde vraag getoond.

Conclusie

Een conclusie uit de  recente a2Results Meetup over het professionaliseren van projectmanagement is dat ook het senior management en stuurgroepen een effectievere bijdrage kunnen leveren aan succesvolle projecten door meer focus te leggen op advies, ondersteuning en begeleiding (coaching) op de onderstroom in projecten. Beginnend vanuit hun eigen rol en gericht op een eigen (set van) basisconditie(s) waarvan wordt vastgesteld (middels: www.succesfactorscan.nl, zie ook: https://a2results.com/tools/a2results-team-app/) dat daar in projecten mee wordt geworsteld.

In trajecten waarin projectmanagement verder wordt geprofessionaliseerd is aandacht voor de 7 succesfactoren in de onderstroom een basisvoorwaarde. Echter per fase van de aanpak is het belangrijk om de juiste accenten / focus aan te brengen om ‘flow’ te creëren en te houden in het veranderproces.

0
Peter Linssen

Over de auteur:

Het is mijn passie om mensen, teams en organisaties te helpen bij hun (verdere) professionalisering. Met overtuiging mensen (opnieuw) in beweging krijgen, laten groeien. Belangrijke drijfveren voor mij hierbij zijn mensen, betrokkenheid, teamwork, resultaten, leren, plezier.
  Related Posts
  • No related posts found.

Voeg een Commentaar