Gesmeerde samenwerking door V.A.A.K communiceren

Geplaatst door:

Aanspreken wordt door velen gezien als kritiek en daarom doen we het niet of te weinig. Verwachtingen, Afspreken, Aanspreken en Kaliberen  (V.A.A.K.) is een praktische manier voor goede communicatie.

In mijn opleidingen en coachingtrajecten hoor ik tregelmatig dat (project)managers, opdrachtgevers, (project)teamleden, collega’s elkaar niet goed durven aan te spreken op het niet nakomen van gemaakte afspraken. Vaak wordt aanspreken gelijkgetrokken met ‘kritiek’ leveren. En aangezien we het geven en ontvangen van kritiek als vervelend ervaren, laten we het maar al te vaak achterwege. Toch is elkaar op een goede manier aanspreken niet hetzelfde als kritiek leveren. Het is een essentieel onderdeel van goede communicatie waardoor je vanuit een gezamenlijk beeld samenwerkt.

Voorbeeld

In één van mijn coachingtrajecten vertelde een projectmanager dat hij er moe en geïrriteerd van werd om elke keer achter zijn projectmedewerker aan te moeten gaan met de vraag wanneer deze zijn bijdrage definitief zou aanleveren. Hij vond het steeds lastiger worden om de medewerker aan te spreken want elke keer had hij wel een ‘goede’ reden voor het opschuiven van zijn deadline. Ik vroeg de projectmanager wat de opdracht was geweest aan de projectmedewerker. Hij legde mij uit wat hij met hem had besproken. “OK”, zei ik. “Ik stel me voor dat ik nu die projectmedewerker ben. Ik zal je vertellen wat ik op basis van jouw opdracht nu zou gaan doen”. Ik begon te vertellen wat ik dacht dat er van mij verwacht werd en wat er allemaal wel en niet was afgesproken. Halverwege mijn verhaal zei de projectmanager; “Stop maar met praten, ik weet het al. Ik ben onvoldoende duidelijk geweest over wat ik van hem verwacht, wanneer en waarom ik op welke datum wat specifiek van hem moet hebben.”

In dit voorbeeld hebben de projectmanager en de projectmedewerker onvoldoende tijd genomen om elkaars verwachtingen over rollen en de onderlinge samenwerking in het project te bespreken. Ze hadden ook geen of onduidelijke afspraken gemaakt naar aanleiding daarvan met alle gevolgen van dien.

Elke respons is feedback

Een belangrijke vooronderstelling bij communicatie is: “de respons die je krijgt, zegt iets over de manier waarop jij communiceert”.

De respons die de projectmanager in het voorbeeld kreeg was een duidelijk signaal. Verwachtingen en afspraken bleken niet duidelijk en de projectmanager had niet de hulpvraag gesteld: “wat heb jij nodig of wat kan ik doen om ervoor te zorgen dat jij onze afspraak kunt nakomen”.

Wat betekent V.A.A.K.?

Goed communiceren is van cruciaal belang voor goed samenwerken. Communiceer dus V.A.A.K. Dit staat voor:

  1. Verwachtingen
    Heb je duidelijk naar elkaar uitgesproken wat je van elkaar verwacht in de samenwerking? Check: heeft de ander ook jouw verwachtingen goed begrepen?
  2. Afspreken
    Heb je heldere, eenduidige en haalbare afspraken gemaakt? Heb je de ‘hulp’ – vraag gesteld: “wat of wie heb je nodig om onze afspraak na te kunnen komen?” Leg de afspraken samen vast.
  3. Aanspreken
    Welke afspraak is / afspraken zijn niet nagekomen? Wat is daarvan het gevolg? Herkennen en erkennen we dit? Kunnen we de afspraak / afspraken herbevestigen of kalibreren we de afspraak?
  4. Kalibreren
    Pas afspraken aan die niet blijken te passen of te werken of maak nieuwe heldere, eenduidige en haalbare afspraken. Leg ook nu weer de afspraken samen vast.

V.A.A.K. staat ook voor het regelmatig herhalen/herbevestigen van de gemaakte afspraken. Ook hier geldt de kracht van de herhaling.

Communicatie als succesfactor

Communicatie is één van de 7 succesfactoren die het hart vormen van de a2Results® formule voor succesvoller verbeteren, veranderen en vernieuwen (innoveren). Je kunt de succesfactoren zien als een verzameling van krachten in het speelveld van een team, project of samenwerkingsverband.

Afhankelijk van de situatie zal een bepaalde combinatie van succesfactoren de beste basis zijn om in die situatie succes mogelijk te maken. Elke succesfactor werkt vanuit een bepaald principe en is bespreekbaar gemaakt door middel van vijf indicatoren indicatoren: de succesmarkers.

Door V.A.A.K. communiceren beïnvloed je tegelijkertijd meerdere succesfactoren te weten:

  1. Co-creatie. De basis voor co-creatie wordt gelegd door het vooraf afstemmen van onze verwachtingen, het maken van heldere en eenduidige afspraken. Door elkaar aan te spreken op niet nagekomen afspraken of onduidelijke verwachtingen en het maken van nieuwe of herbevestigen van afspraken, zorg je er samen voor dat de basis voor samenwerken steviger wordt.
  2. Leiderschap. Door V.A.A.K. communiceren voel je je als team krachtiger en bevoegd om te doen wat nodig is. Het versterkt de veiligheid in het team en maakt dat ieder van ons makkelijker initiatief neemt in en voor het team.
  3. Leren en kennisdelen. Aanspreken betekent iemand een spiegel voorhouden met als doel het behouden of verbeteren van de onderlinge samenwerking. Van aanspreken leren we en kunnen we anticiperen op het behoud of verbetering van de samenwerking.
  4. Verandering faciliteren. Teamleden kunnen flexibel zijn als zij een gezonde balans ervaren tussen verwachting en de realiteit. Die balans ontstaat door V.A.A.K. communiceren.

commuincatie en andere succesfactorenAlle zeven succesfactoren zijn ‘enablers’ (ander woord voor positieve krachten).  De genoemde vier (co-creatie, leiderschap, leren en kennisdelen, verandering faciliteren) zorgen vooral dat je een flexibel en wendbaar (Agile) team bent. De 4 zijn misschien wel het ‘motorblok’ van succesvol samenwerken door mensen in een team, project of samenwerkingsverband met een gedeelde context.

Een motorblok met ‘V.A.A.K. communiceren’ als smeerolie dat acceleratie van verbetering, verandering en innovatie mogelijk maakt.

Meer informatie

lerenisgroeien.nl

Infografic V.A.A.K. communiceren

1
Peter Linssen

Over de auteur:

Het is mijn passie om mensen, teams en organisaties te helpen bij hun (verdere) professionalisering. Met overtuiging mensen (opnieuw) in beweging krijgen, laten groeien. Belangrijke drijfveren voor mij hierbij zijn mensen, betrokkenheid, teamwork, resultaten, leren, plezier.
  Related Posts
  • No related posts found.

Comments

Voeg een Commentaar