Hoe krijg je meer gezamenlijkheid in de onderstroom van samenwerking?

Elk samenwerkingsverband, van ingespeeld team tot tijdelijke samenwerking tussen organisaties, bestaat bij de gratie van een gezamenlijk kader waarbinnen iedereen optimaal kan bijdragen. Hoe goed je dit kader ook organiseert en/of communiceert, het gaat pas werken als de betrokkenen ‘er iets mee hebben’ en zij dit kader continue levend houden. In dit artikel lees je over een interventiecluster waarmee je een impuls geeft aan de onderstroom van samenwerking.

De uitdaging

team op een kruispunt

De samenwerking is los zand

Recent praktijkonderzoek toont aan dat bijna de helft van deelnemers aan teams of andere samenwerkingsverbanden moeite heeft met het herkennen van samenhang. Ondank soms enorme individuele inzet blijkt daardoor het met elkaar oplijnen en afstemmen een groot struikelblok. Herken je dit?

  • Iedereen werkt hard maar er is onvoldoende afstemming
  • Er is pas begonnen met de samenwerking
  • Conflicterende belangen ontsporen
  • Vele disciplines zitten vast in eigen percepties
  • De grote lijnen zijn te vaag of abstract

De interventie

samenwerking continue verbeteren

Stimuleer een collectieve context

Een collectieve context is een gedeeld, en liefst doorleefd, beeld over de gezamenlijke bedoeling, doelen, resultaten, activiteiten en motivatie van de betrokken. Er zijn vijf aspecten, we noemen het succesmarkers, die een indicator zijn voor de kwaliteit van de collectieve context:

  • Visie en aanpak
  • Samenhang uitkomsten
  • Afhankelijkheden
  • Motiverend doel
  • Grotere plaatje

Hoe pak je het aan?

Inventariseren

Reserveer 30-60 minuten tijdens een overleg om met de a2Results® Team app de beleving van de succesmarkers te inventariseren.

Bespreken

Bespreek zelfstandig of onder begeleiding de vijf succesmarkers van dit interventiecluster en zoek praktijkvoorbeelden.

Interventie bepalen

Kies samen de mix van interventies die de kans op succes vergroot en waar tevens draagvlak voor is om mee te experimenteren.

Uit welke interventies kun je kiezen?

Interventies voor ‘Visie en aanpak’

Het streven voor deze succes marker is : ‘We hebben een gemeenschappelijk beeld over het eindresultaat en de aanpak’

      • Check in elke bijeenkomst met elkaar de beelden over gezamenlijk op te leveren resultaten en de aanpak;
      • Neem regelmatig afstand uit de dagelijkse hectiek en bespreek hoe deelresultaten samen het grote plaatje vormen;
      • Check of iedereen achter het uitgangspunt staat dat we alleen samen succesvol kunnen zijn;
      • Begin bijeenkomsten met een samenvatting van het doel en de aanpak;
      • Maak een product- of work breakdown;
      • Visualiseer het eindresultaat;
      • Stel regelmatig de vraag: wat willen we nu bereiken en wie buiten ons team is daarbij betrokken?

Meer lezen over visie en aanpak

Interventies voor ‘Samenhang uitkomsten’

Het streven voor deze succes marker is : ‘Iedereen in het team ziet de samenhang tussen de verschillende deelresultaten’

  • Richt de focus op het zien en bespreken van verbanden;
  • Respecteer en sta open voor het werk van anderen;
  • Check dat iedereen een samenhangend beeld heeft over het werk van andere teamleden door de vraag: ‘wat heeft ‘dit’ met ‘dat’ te maken?
  • Benoem regelmatig het verband tussen de verschillende delen van het gewenste eindresultaat;
  • Stel regelmatig de vraag: ‘waar hebben we het nu precies over’, ‘waar gaat het echt om’ of ‘waarom willen we dit resultaat’.
  • Werk met technieken voor het opstellen van werkpakketten en het visualiseren van deelresultaten.

Meer lezen over samenhang uitkomsten.

Interventies voor ‘Afhankelijkheden’

Het streven voor deze succes marker is : ‘In het team kent iedereen zijn of haar taak en de onderlinge afhankelijkheden (mensen/informatie/activiteiten)’

  • Maak in bijeenkomsten overzichten van afhankelijkheden als het gaat om mensen, informatie en taken;
  • Maak bijvoorbeeld een stakholderoverzicht (wie is betrokken in welke rol) en voor welke taken de spelers van elkaar afhankelijk zijn;
  • Bepaal kritische paden (eerst dit en dan dat)
  • Denk vooruit. Wanneer komen de uitkomsten van verschillende teamleden bij elkaar, hoe werken we samen om daar te komen;
  • Maak uitkomsten specifiek;
  • Maak het normaal dat teamleden elkaar hulp vragen en open zijn over wat ze wel/niet kunnen.

Meer lezen over afhankelijkheden

Interventies voor ‘Motiverend doel’

Het streven voor deze succes marker is : ‘Wij zijn gemotiveerd bij te dragen omdat het eindresultaat ter toe doet’.

  • Richt de focus op het ‘business ecosysteem’, of wel voor wie of wat doen we dit?;
  • Vraag en bespreek waarom teamleden het eindresultaat belangrijk vinden;
  • Bepaal welke waarde het teamresultaat voor anderen heeft;
  • Vertaal korte termijn actie naar het lange termijn effect: waar draagt ‘dit’ aan bij?;
  • Maak het vanzelfsprekend om zo goed mogelijk af te stemmen met de omgeving;
  • Werk met technieken voor het bepalen van impact, waarde, effect, benefits of bijdrage;
  • Mogelijk zijn er conflicterende doelen vanuit de omgeving of bij andere teams. Visualiseer het portfolio van doelen.

Lees meer over motiverend doel.

Interventies voor ‘Grotere plaatje’

Het streven voor deze succes marker is : Iedereen in het team weet het grotere plaatje (omgeving team) goed te vertalen naar de individuele taak’.

  • Bespreek het grotere plaatje: Waartoe leidt het doel (bedoeling)? Hoe past ons resultaat in de directe omgeving (ons ‘ecosysteem’)
  • Check of we aansluiten bij relevante ontwikkelingen in en buiten de organisatie (zie ook PESTLE)
  • Stel de HOE-vraag: Hoe vertalen wij dit (wat er speelt in de omgeving) naar onze eigen praktijk?;
  • Reflecteer op: ‘Wat doet ieder van ons de komende weken en hoe past dat bij wat er in de omgeving speelt?
  • Richt de focus op het verband tussen enerzijds de grote lijn (systemen, ontwikkelingen) in de omgeving en anderzijds de specifieke details van het eigen werk;
  • Investeer in goede relaties met de omgeving van het team of project;
  • Verplaats je in anderen uit de omgeving: wat vinden zij belangrijk?

Lees meer over grotere plaatje.

Hulp nodig?

a2Results Team app

Gebruik de a2Results® Team app tijdens een vergadering.

Begeleiding

Schakel een facilitator in om het groepsproces te begeleiden.

Expertise opbouwen

Wordt facilitator en begeleid zelf het groepsproces.

Hoe tevreden zijn teams over deze succesmarkers?

Praktijkonderzoek

Uit een analyse van 300 teams blijkt dat de meeste teams relatief ontevreden zijn over de samenhang en over de vertaalslag van het grotere plaatje naar de individuele taak. Het ging om allerlei verschillende soorten teams, zoals zelfsturende teams, agile teams, multidiciplinaire teams, projectteams, portfoliomanagement-overleggen en meer losse samenwerkingsverbanden tussen organisaties.

Visie en aanpak

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Samenhang

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Afhankelijkheden

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Motiverend doel

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Grotere plaatje

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Achtergrond

Succesmarkers

Succesmarkers brengen de beleving van succesfactoren onder woorden. In de a2Results® Team app geeft iedereen een ‘waarderingscijfer’ voor vijfendertig succesmarkers die verdeeld zijn over zeven succesfactoren. Door dit te bespreken kun je samen een verbetering in gang zetten. Voor elke markers bestaat er een set van tips (micro-interventies). Lees meer

Succesfactoren

Succesfactoren zijn de basiscondities voor een succesvol samenwerkingsverband. Elke succesfactor werkt vanuit een bepaald principe en bestaat uit vijf succesmarkers, die de succesfactor bespreekbaar en beïnvloedbaar maken. Lees meer

Interventiecluster

Een interventiecluster is een set succesmarkers met praktische verbeterpunten rond een bepaald vraagstuk voor een team, groep of ander soort samenwerkingsverband. De interventieclusters komen tot stand door onderzoek naar praktijkervaringen en door intervisie van professionals van het a2Results® kennisplatform.