Vijf teaminterventies voor betere kwaliteit

De zwakste schakel bepaalt de kwaliteit van het geheel. Door een foutje in een afsluitring kan een hele raket neerstorten. In elk samenwerkingsverband, van team tot netwerk, kun je werken met kwaliteitssystemen en -processen, maar uiteindelijk bepaalt de individuele mens en het onderlinge samenspel de integrale kwaliteit van het eindresultaat. De diepgang van de samenwerking, het lerend vermogen, de onderlinge communicatie en wijze van sturing zijn factoren met grote invloed. In dit artikel lees je over teaminterventies die samengesteld zijn naar aanleiding van praktijkonderzoek bij 300 teams.

De uitdaging

waan van de dag

Gevangen in de waan van de dag

Uit een analyse van 300 teams blijkt dat 60-70% van de teams ontevreden is over essentieel teamgedrag voor een betere kwaliteit van het eindresultaat. De beleving is dat teamleden of samenwerkende partijen elkaar onvoldoende versterken, te weinig aandacht geven aan het opbouwen van een gedeeld referentiekader, veel te weinig samen leren en dat teams te beperkt invloed uitoefen op de sturing vanuit de omgeving. Het gevolg: deelresultaten zijn onvoldoende op elkaar afgestemd en kostbare uren gaan verloren aan rework en bijstelling van de individuele output. Herken je dit?

  • Iedereen is met zijn of haar eigen doelen bezig
  • Het lijkt of we het eens zijn, maar weten niet echt wat de ander bedoelt
  • De waan van de dag belemmert dat we tijd nemen om samen te leren
  • Het team wordt te strak of juist te los aangestuurd
  • Rework door onzorgvuldige communicatie

De interventie

een goed gesprek

Samen de kwaliteit verbeteren

Samen de kwaliteit verbeteren begint met de mindset om elkaar te willen versterken en te willen voortbouwen op elkaar. Dan is het de kunst om zodanig met elkaar te communiceren dat je dezelfde betekenis geeft aan belangrijke informatie die je gebruikt in je individuele taak. Met de juiste mindset en communicatie kun je effectieve leerervaringen laten ontstaan en delen, zodat iedereen tijdens zijn of haar taak al verbeteringen aanbrengt. Door dit alles ontstaat kennis en informatie om de integrale sturing tussen het samenwerkingsband en het omliggende netwerk van betrokkenen te verbeteren. Samengevat gaat het om interventies op het vlak van:

  • Elkaar versterken
  • Gedeelde betekenis
  • Regelmatig verbeteren
  • Samen leren
  • Optimale sturing

Hoe pak je het aan?

Inventariseren

Reserveer 30-60 minuten tijdens een overleg om met de a2Results® Team app de beleving van de succesmarkers te inventariseren.

Bespreken

Bespreek zelfstandig of onder begeleiding de vijf succesmarkers van dit interventiecluster en zoek praktijkvoorbeelden.

Interventie bepalen

Kies samen de mix van interventies die de kans op succes vergroot en waar tevens draagvlak voor is om mee te experimenteren.

Uit welke interventies kun je kiezen?

Interventies voor elkaar versterken

Het streven voor deze succesmarker is: ‘Er ontstaat synergie doordat we onze persoonlijke bedoelingen met elkaar combineren ‘

  • Vraag elkaar regelmatig ‘waarom’ of ‘waartoe’ iemand iets doet of denkt;
  • Zoek overeenkomsten in persoonlijke inspiraties, doelen, belangen en/of bedoelingen;
  • Zoek de verbanden: ‘wat is het verband tussen jouw en mijn bedoeling?;
  • Stimuleer een mindset van ‘verband-denken’;
  • Zoek de triple win: wat heb ik er aan, wat heb jij er aan en wat hebben anderen er aan?

Lees meer over ‘elkaar versterken

Interventies voor gedeelde betekenis

Het streven voor deze succesmarker is: ‘We geven dezelfde betekenis aan belangrijke gemeenschappelijke informatie ‘

  • Check met elkaar of er voldoende veiligheid in het team is;
  • Bespreek of iedereen elkaar voldoende aanvoelt en begrijpt;
  • Zoek de vaak gebruikte ‘sleutelbegrippen’ in de onderlinge communicatie. Dit zijn onderwerpen of ‘container begrippen’  of ‘key words’ die afhankelijk van de situatie een andere betekenis kunnen hebben;
  • Vraag regelmatig om synoniemen vanuit de eigen discipline of praktijkomgeving.
  • Vat samen wat de gedeelde betekenis van sleutelbegrippen is: ‘dus wat wij samen ermee bedoelen is…”
  • Maak belangrijke informatie meer expliciet (apart vastleggen en niet verstoppen in notulen);
  • Gebruik dezelfde sleutelbegrippen in plannen, rapportages en mondelinge communicatie;
  • Maak sleutelbegrippen visueel (pictogrammen, foto’s, schema’s).

Lees meer over ‘gedeelde betekenis

Interventies voor regelmatig verbeteren

Het streven voor deze succesmarker is: ‘We evalueren en verbeteren regelmatig ons eigen werk’

Stel zelf, als team en/of met klanten/opdrachtgevers drie vragen bij de afsluiting van een taak, gesprek of overleg;

  1. Wat ging goed?
  2. Wat kan slimmer?
  3. Wat ga ik nu anders aanpakken?
  • Vertaal dat gelijk naar kleine aanpassingen in de manier hoe je werkt.
  • Pas deze drie vragen toe op gezamenlijke onderwerpen zoals doorlooptijden (uitloop), flow (op elkaar wachten) en kwaliteit (rework)
  • Registreer gedurende twee weken de antwoorden en evalueer dan wat de rode draad is. Zoek een structurele patronen van denken en handelen die je individueel of samen kunt verbeteren.
  • Zet deze kleine verbeteringen in gang.
  • Maak het evalueren een standaard agendapunt van vergaderingen.
  • Vraag je af hoe het komt dat iets toch gelukt is.

Lees meer over ‘regelmatig verbeteren

Interventies voor samen leren

Het streven voor deze succesmarker is: ‘We leren regelmatig samen om afhankelijkheden en diepere oorzaken te vinden’

  • Om samen te kunnen leren is het belangrijk dat je fit bent en dat je de aandacht op elkaar en op het gezamenlijke belang richt. Hoge werkdruk, stress of onveiligheid in het team maakt dat we de ‘oogkleppen opzetten’.
  • Organiseer het ‘samen leren’ door afspraken te maken over momenten, aanwezigen, onderwerpen en aanpak. Dat kan zijn gedurende de laatste vijf minuten van een overleg of tijdens een wat langere ‘time-out’ met elkaar.

Lees meer over ‘samen leren’.

  • Gebruik tijdens het werk eenvoudige ‘trigger-vragen’: – Wat leren we hiervan?, – Wat kunnen wij van elkaar leren?

Lees meer over ‘samen leren‘.

Interventies voor optimale sturing

Het streven voor deze succesmarker is: ‘Onze resultaten ontstaan zonder overmatige planning, controle of management’

Sturing is niet iets wat je overkomt, maar wat je mee-maakt. Qua mindset is het vertrekpunt dat je het verband zoek tussen het grotere plaatje en je eigen taak:

  • Welke sturing is nodig ten behoeve van het grotere geheel?
  • Welke sturing hebben wij als team nodig?
  • Welke sturing heb ik nodig om optimaal te functioneren?
  • Bespreek met opdrachtgevers, leidinggevenden anderen die het team ‘aansturen’ welke stuurprincipes er gelden.
  • Maak met hen en in het team afspraken over autonomie (werken zonder sturing), afstemming (wederzijds afhankelijk) en aansturing (anderen volgen)

Lees meer over ‘optimale sturing‘.

Hulp nodig?

a2Results Team app

Gebruik de a2Results® Team app tijdens een vergadering.

Begeleiding

Schakel een facilitator in om het groepsproces te begeleiden.

Expertise opbouwen

Wordt facilitator en begeleid zelf het groepsproces.

Hoe tevreden zijn teams over deze succesmarkers?

Praktijkonderzoek

Uit een analyse van 300 teams blijkt dat twee op de drie teams ontevreden is over essentieel teamgedrag voor een betere kwaliteit van het eindresultaat. Het gevolg: deelresultaten zijn onvoldoende op elkaar afgestemd en kostbare uren gaan verloren aan rework en bijstelling van de individuele output. Het ging om allerlei verschillende soorten teams, zoals zelfsturende teams, agile teams, multidiciplinaire teams, projectteams, portfoliomanagement-overleggen en meer losse samenwerkingsverbanden tussen organisaties.

Elkaar versterken

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Gedeelde betekenis

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Regelmatig verbeteren

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Samen leren

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Optimale sturing

  • % teams tevreden
  • % teams neutraal
  • % teams ontevreden

Achtergrond

Succesmarkers

Succesmarkers brengen de beleving van succesfactoren onder woorden. In de a2Results® Team app geeft iedereen een ‘waarderingscijfer’ voor vijfendertig succesmarkers die verdeeld zijn over zeven succesfactoren. Door dit te bespreken kun je samen een verbetering in gang zetten. Voor elke markers bestaat er een set van tips (micro-interventies). Lees meer

Succesfactoren

Succesfactoren zijn de basiscondities voor een succesvol samenwerkingsverband. Elke succesfactor werkt vanuit een bepaald principe en bestaat uit vijf succesmarkers, die de succesfactor bespreekbaar en beïnvloedbaar maken. Lees meer

Interventiecluster

Een interventiecluster is een set succesmarkers met praktische verbeterpunten rond een bepaald vraagstuk voor een team, groep of ander soort samenwerkingsverband. De interventieclusters komen tot stand door onderzoek naar praktijkervaringen en door intervisie van professionals van het a2Results® kennisplatform.

Samenwerken in transities

samenwerken in transities

Kom 11 september naar de meetup!

Transities zijn diepgaande systeemveranderingen. Onze beelden, keuzes, gedrag en onderlinge relaties kunnen dan fundamenteel veranderen. Alle partijen in een transitie bewegen in een krachtenveld dat grote invloed heeft op de onderlinge samenwerking. Het is net of er tijdens de wedstrijd de spelregels veranderen.

Na de inleidende presentatie door Rien van Leeuwen delen we voorbeelden en kijken we hoe samenwerkingsverbanden hier praktisch mee om kunnen gaan. De achtergrond:  transities versnellen en bestendigen.

We zien uit naar een informele interactieve avond en nodigen je graag uit om zelf ook voorbeelden van transities in te brengen. Je kunt het zo ruim of specifiek maken als je wilt, zoals persoonlijke transities, nieuwe manieren van werken, transitie naar integrale zelfsturing, fusies of organisatieveranderingen, zorgtransitie, digitale transitie, circulaire economie en klimaatopgave.