Zonder verbinding geen strategie

Geplaatst door:

Strategie advies Gebruikersvereniging Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) software

Ruysdael heeft in opdracht van het bestuur van een Gebruikersvereniging, waarin in 30-tal (zorg) instellingen en de leverancier samenwerken aan de verdere ontwikkeling van hun EPD Software, de bestuurders begeleid bij het formuleren van haar strategie voor de komende vijf jaar. Nieuwe verbinding ontstond o.a door het gebruik van de a2Results® succesfactorscan.Aanleiding voor de herformulering van haar strategie is het bereiken van ontwikkeldoelen en de wens om de effectiviteit van de samenwerking van de leden binnen de vereniging en met de leverancier te verbeteren.  In het kader van dit onderzoek heeft Ruysdael:

  1. Met een brede interviewronde een onderzoek uitgevoerd onder de leden Gebruikersvereniging, de bestuursleden en de leden van de Change Advisory Board;
  2. Strategieworkshops uitgevoerd met het bestuur, een aantal vertegenwoordigers van de leden en de leverancier
  3. Met de a2Results® succesfactorscan de onderlinge samenwerking onderzocht als het gaat om de innovatie van EPD-software;
  4. Een Strategieadvies en veranderplan opgesteld (rapportage & presentatie voor de Algemene Leden Vergadering (ALV).

Wat hebben we nodig voor een sneller, beter en bestendiger resultaat?

Uit het onderzoek, de workshops en a2Results® succesfactorscan bleek onder andere de behoefte aan een betere gezamenlijke focus en de noodzaak van een betere ondersteuning van veranderingen en innovaties.

In het proces om te komen tot deze conclusies bleek dat de samenwerking tussen alle betrokkenen erg stroef liep. Ongewenst, maar niet ongewoon in een context als deze, waar met beperkte budgetten en veel goede wil de verwachtingen en ambities toch altijd hoger blijken zijn dan wat er waargemaakt kan worden. Deze stroeve samenwerking had tot gevolg dat de onderlinge verbinding afnam en daarmee ook de kracht om innovaties door te voeren. De sfeer in de onderlinge contacten werd gekenmerkt door beperkt vertrouwen in het nakomen van afspraken en twijfel over het succesvol realiseren van nieuwe plannen.  In de verschillende overlegvormen voerde de dagelijkse operatie de boventoon en ging het vooral over voortgang en het oplossen van problemen. Op een tweede plan kwam de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit in de software en het zicht op nieuwe behoeften door de toekomstige ontwikkelingen in de sector.

Juist door de combinatie van interviews, workshops en het gebruik van de succesfactorscan ontstond bij het bestuur, de Change Advisory Board en de leverancier bewustwording over de huidige werkwijze en de invloed daarvan op de effectiviteit in de verschillende samenwerkingsvormen. De noodzaak van de verandering en het draagvlak daarvoor werd zo sterk vergroot. Het animo om mee te werken aan de nieuwe plannen is groot en de goedkeuring van de plannen is bij velen vanzelfsprekend.

Resultaat

  • ALV heeft de nieuwe strategie waarin gekozen is voor een focus op formuleren van innovatie en functionele verbeteringen van de software goedgekeurd;
  • Het bijbehorende veranderplan waarin vijf veranderstromen zijn beschreven is goedgekeurd door de ALV;
  • Nieuwe visie op de wijze van samenwerken binnen de Gebruikersvereniging is uitgangspunt van het veranderplan.

Hoe weten we dat we succesvol zijn?

 De vernieuwde strategie van de Gebruikersvereniging en het veranderplan zijn herkenbaar voor de leden van de vereniging. het bestuur en de leverancier hebben zonder voorbehoud commitment gegeven op de nieuwe strategie en het veranderplan. De veranderaanpak is gebaseerd op het principe van verbinding tussen zoveel mogelijk stakeholders (ook geneeskundigen, bestuurders op afstand, informatiemanagers). Dit geeft  draagvlak voor de uitkomsten. Er is een trekker voor de uitvoering aangesteld, die ook speciale aandacht heeft voor het verankeren van een goede interactie tussen alle betrokken.

Meer informatie

Dit artikel is opgesteld door Luuk Verburg en Han Wouters, beide werkzaam bij Ruysdael. Lees ook het tweede artikel over de aanpak.

1
Rien Van Leeuwen

Over de auteur:

Ik ben een professional die werkt vanuit verbinding met innovatieve kracht. Ik begeleid leer- ontwikkel- en groeiprocessen van professionals, teams en organisaties.
  Related Posts
  • No related posts found.

Comments

Voeg een Commentaar